文書檔案是記載了社會(huì)發(fā)展中各種現(xiàn)實(shí)事物發(fā)生的整體過(guò)程，通過(guò)對(duì)歷史客觀記錄來(lái)衡量某一時(shí)期領(lǐng)導(dǎo)人供給，同時(shí)是反應(yīng)某一時(shí)期各個(gè)基層、部門建設(shè)和科技成果開發(fā)的主要措施。伴隨著社會(huì)發(fā)展中，人們對(duì)文書檔案認(rèn)識(shí)的不斷增加，文書檔案分類是與檔案整體工作的基本出發(fā)點(diǎn)和根本目的，是保持文件之間歷史聯(lián)系發(fā)生各種矛盾的過(guò)程中能夠充分的考慮和保管，利用相應(yīng)的方便來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理效率。在文書檔案工作中，分類是通過(guò)將文件按照不同的形式和形成機(jī)關(guān)等因素分開，避免出現(xiàn)不同機(jī)關(guān)文件的混雜，造成檔案管理工作的混亂。
1、??????年度分類法
就是根據(jù)形成和處理文件的年度，是通過(guò)將全宗內(nèi)的所有文書檔案按照時(shí)間為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行逐步區(qū)分，通過(guò)形成年限主次排開。運(yùn)用年度分類法，要求根據(jù)文件的準(zhǔn)確日期將文書檔案進(jìn)行歸納，并且注明其形成的實(shí)踐，這是確保分類質(zhì)量和效率的關(guān)鍵，同時(shí)也是在當(dāng)前實(shí)際工作中能夠合理完善檔案分類工作的有效措施，其在分類的過(guò)程中需要注意以下幾個(gè)方面：
一是在實(shí)際社會(huì)活動(dòng)中，不僅通用的公歷年度，其中也有一些特殊行業(yè)和部門是按照工作性質(zhì)和工作特點(diǎn)的需要來(lái)對(duì)檔案在應(yīng)用中采用過(guò)去農(nóng)歷方式進(jìn)行編制的，這就造成檔案在分類中容易混淆的問題，因此在分類的過(guò)程中需要對(duì)這種情況嚴(yán)加分析，避免出現(xiàn)文檔分類的混亂。
二是某些文件上有幾種日期，如起草日期、簽署日期、批準(zhǔn)日期、會(huì)議通過(guò)日期、發(fā)布日期和收文日期等，這些日期有時(shí)還不屬于同一年度。在這種情況下，要根據(jù)文件的具體情況確定一個(gè)能說(shuō)明文件時(shí)間特點(diǎn)的日期。通常的做法是：內(nèi)部文件和一般發(fā)文以文件的寫成日期為根據(jù)；來(lái)往文件中收文以收到日期為依據(jù)；法律、法令和條例等法規(guī)文件以批準(zhǔn)日期或公布、生效日期為根據(jù)；指示、命令等指令性文件以文件簽署日期即落款日期為根據(jù)；計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)算、決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等以內(nèi)容所針對(duì)的時(shí)限為根據(jù)；跨年度處理的專門案卷、來(lái)往文書等可放入關(guān)系相對(duì)密切的年度或最后結(jié)案的年度。
三是一些文件由于某種原因沒有標(biāo)注或找不到日期，對(duì)此需要根據(jù)文件的具體情況，采取適宜的辦法考證和判定文件的準(zhǔn)確或近似的日期，并將其妥善歸類。在文書檔案的管理工作中，對(duì)分類要求日益增加。文書檔案在管理中一般都是通過(guò)以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，元件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文件與被轉(zhuǎn)發(fā)文件。
四是在年度分類的過(guò)程中一般都是通過(guò)將一份文件結(jié)合實(shí)踐特征來(lái)進(jìn)行整理，這是通過(guò)成文實(shí)踐、簽發(fā)時(shí)間、批復(fù)時(shí)間、通過(guò)實(shí)踐和公布時(shí)間等，不過(guò)在目前的分類管理中一般應(yīng)用最多的是文件的簽發(fā)時(shí)間，以文件簽發(fā)時(shí)間來(lái)判定文件的所屬年度是當(dāng)前對(duì)各個(gè)單位和企業(yè)進(jìn)行總結(jié)的主要方法，同時(shí)也是按照新方法取消其中內(nèi)容的主要手段。
2組織機(jī)構(gòu)分類法
就是根據(jù)文書處理階段形成和處理文件的承辦單位進(jìn)行分類。它以立檔單位內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)為標(biāo)準(zhǔn)，按不同的機(jī)構(gòu)分別設(shè)置類目。
采用組織機(jī)構(gòu)分類方法應(yīng)具備一定的條件：第一，立檔單位每年設(shè)立的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)基本穩(wěn)定。內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)經(jīng)常調(diào)整變化的立檔單位，不宜采用這種方法。第二，立檔單位設(shè)立的各個(gè)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)能夠反映該單位的職能分工情況，并且每個(gè)組織機(jī)構(gòu)具有較穩(wěn)定的基本工作任務(wù)或指責(zé)，其工作活動(dòng)的內(nèi)容及過(guò)程應(yīng)同該機(jī)構(gòu)承擔(dān)的相關(guān)職能保持一致。第三，立檔單位的文件上應(yīng)有各組織機(jī)構(gòu)在形成及承辦文件時(shí)留下的標(biāo)記，如收文章、發(fā)文號(hào)等。
3問題分類法
就是按照文件內(nèi)容所反映的問題或“事由”將文書檔案劃分成各個(gè)類別。它以文件的內(nèi)容為標(biāo)準(zhǔn)，按文件所涉及的問題（事由）分類。如一個(gè)全宗內(nèi)的檔案可以按人事、計(jì)劃、生產(chǎn)、銷售等類別分類，銷售類內(nèi)的檔案還可以按廣告宣傳、推銷、運(yùn)輸、售后服務(wù)等進(jìn)一步分類。這種分類方法要求問題的概括應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確并且范圍明確，各個(gè)同類類目應(yīng)當(dāng)互相排斥，并按文件的主要內(nèi)容進(jìn)行歸類。因此，相對(duì)而言，這種分類方法要求檔案人員具有較高的業(yè)務(wù)水平。
為確保每份文件都能正確歸類，使用問題分類法時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：一是在設(shè)置分類體系和類目時(shí)，要仔細(xì)研究立檔單位的職權(quán)范圍和工作任務(wù)，并依據(jù)檔案的具體情況分門設(shè)類；二是分類層次和類目不宜過(guò)碎，否則人們?cè)诶斫馍先菀装l(fā)生誤差；三是要正確使用邏輯學(xué)原理設(shè)置類目；四是應(yīng)設(shè)立一個(gè)綜合類以包容一些綜合性文件和數(shù)量過(guò)少問題的文件；五是若一份文件同時(shí)涉及幾個(gè)問題，應(yīng)研究并確認(rèn)其中的主要問題，將文件歸入相應(yīng)類別。
在實(shí)際工作中，由于全宗內(nèi)文書檔案構(gòu)成的復(fù)雜性，單純采用一種分類方法劃分文書檔案的類別是比較少的，通常是將兩種或兩種以上的分類方法綜合起來(lái)使用。各單位常用的分類方法主要有：年度——組織機(jī)構(gòu)分類法、年度——問題分類法、年度——機(jī)構(gòu)——保管期限分類法、保管期限——年度——機(jī)構(gòu)分類法。
文書檔案管理工作的失誤將影響其以后使用的正確性，其影響力不容忽視，做好文書的管理工作就必須先要求從基礎(chǔ)工作入手，檔案的管理工作不僅僅是“管好堆”，應(yīng)不斷的完善原有的檔案。保證現(xiàn)有檔案工作無(wú)錯(cuò)誤的基礎(chǔ)上，要求檔案工作者對(duì)原有檔案應(yīng)進(jìn)行核查，以防之前檔案管理工作的失誤，從中發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)，應(yīng)采取補(bǔ)救措施以使失誤造成的損失降到最低。這就要求檔案工作者全心全意地進(jìn)行檔案工作管理，從基礎(chǔ)抓起。
結(jié)論文書檔案分類一般是通過(guò)最低一級(jí)的檔案逐步朝著高級(jí)檔案進(jìn)行分類，這種方法在應(yīng)用的過(guò)程中是通過(guò)確定歸檔文件先后順序的方式來(lái)排列。由于文書檔案在分類中是一個(gè)復(fù)雜的過(guò)程，因此需要結(jié)合科學(xué)技術(shù)不斷更新，確保分類歸檔的準(zhǔn)確性，為檔案工作的提高提供有力依據(jù)，提高文件檔案管理效率和工作質(zhì)量。